Microsoft access สำหรับการทำงาน Sales คนหนึ่ง?

June 17, 2011 at 9:09 am

ชีวิต Sales

ชีวิต Sales

คงปฏิเสธไม่ได้ว่าสายงานอาชีพ Sales นั้น เปรียบเสมือนหมาล่าเนื้อที่ต้องออกล่าเนื้อทุกวัน เมื่อล่าเนื้อได้นั้นก็จะดูเป็นหมาที่ดูดี เจ้าของรัก แต่ถ้าวันใดวันหนึ่งนั้นการล่าเนื้อไม่สามารถทำได้จากหมาที่ดูดี ก็จะเป็นหมาขี้เลื้อนในพริบตา ซึ่งก็เป็นจริงในตลอด 10 ปีที่ผ่านมาในการทำงาน แต่อย่างหนึ่งที่คนทำงานเป็น Sales ที่บริษัท ฯ และ มหาวิทยาลัยไม่เคยสอน คือ การเก็บเนื้อไว้กินเองบ้าง

ผมร่วมงานกับบริษัท ฯ ที่ส่วนใหญ่ นับ 1 คือเริ่มต้นมาเกือบทั้งนั้น แต่หลังจากที่เราหาเนื้อ หรือ ล่าเนื้อได้ ผลที่ตอบรับกลับมาคือ 1.ในเมื่อล่าเนื้อได้ก็ต้องล่าเนื้อมากขึ้น หรือ ไม่ก็ เนื้อที่ล่ามานั้น ส่วนใหญ่ที่ได้กินคือเนื้อติดมันมากกว่า เนื้อสันในซะมากกว่า

sales_microsoft_access

sales_microsoft_access

ในชีวิตของกทางทำงาน Sales นอกจากจะใช้ Emails แล้ว Microsoft office ก็เป็น program อีก 1 ตัว ไม่ว่าจะเป็น word,excel นั้น ส่วนใหญ่ 99% จะใช้กันในการเก็บเอกสาร คำนวณ Quotations ราคาสินค้า แต่ในส่วนตัวผมชอบ Microsoft access มากกว่าซึ่งมันใช้งานยากมาก แต่ ถ้าได้รูจักมันก็จะรักมันมากขึ้น หรือ อีกอย่างคือ เครื่องมือเก็บเนื้อของเราเอง

เดิมทีผมเขียน Microsoft access version แบบ ธรรมดาแจกที่หน้า Website อยู่แล้ว Link นี้ หลายคนที download ไป ผมก็เข้าใจนะครับว่ามันใช้งานแบบไม่ต่อเนื่อง มีคำถามบางทีมีเวลาก็ตอบ ไม่มีเวลาก็ไม่รู้ว่าจะตอบอย่างไร ตอนนี้ก็เลยต้องเอามาอธิบายทีละ Menu ว่า
มันใช้อย่างไร

ผมใช้ Microsoft Access 2010 พัฒนาต่อจาก Version เก่า ยังคงใช้ ตารางในการทำงานอยู่ 5 ตารางตามเดิม
จาก Table มี 5 ตาราง
1 Province = ตารางจังหวัดในกรุงเทพมหานคร
2.Tcontarct = ตารางติดต่อลูกค้าทำผูกไว้แล้ว
3.Tcustomer = ตารางลูกค้า  (อันนี้ผมเพิ่ม การเก็บ ข้อมูลลูกค้ามีมากกว่า 1 คน , Twitter, Facebook เข้าไปด้วย)
4. Tdetail = รายละเอียดของลูกค้า
5. Tproduct = สินค้าที่มีไว้ขาย
6. Tsale = ตารางขายแล้ว

ทุกอย่างของการทำงานนั้น จะต้องมีการเก็บลงฐานข้อมูลแรก เลยคือ ข้อมูลลูกค้า (Tcustomer) แต่ผมได้ทำ Form ขึ้นมาเพื่อง่ายต่อการกรอก

acees_sales_1

acees_sales_1

เนื่องจากตัวตาราง customer นั้น ผมทั้งอ่านหนังสือ  MS.Access รวมถึงปรึกษาอาจารย์สุภาพ ในการใช้ search แบบ ค้นหารายชื่อได้ก็เลยอำนวยความสะดวกในการค้นหารายชื่อ Customer ผมแบ่ง Customer ตาม Type ออกเป็น (Prospect, Forecast, Reject,Customer ฯลฯ ไปปรับเพิ่มได้ Tdetail ข้อมูลประเภทลูกค้า) หลังจากกรอกนามบัตรเวลาพบลูกค้าเรียบร้อยแล้ว หลังจากนั้น เราติดต่อสื่อสารลูกค้าบริษัท ฯ อะไร ปิดหน้าจอ Tcustomer ออกไป แล้วไปเปิดตาราง Tcontact
Tcontact (ตารางการติดต่อลูกค้า) ผมก็เขียนสูตรไว้ครอบการติดต่อลูกค้าไว้แล้ว จะมี 2 หน้า Page
Page 1

ตารางการติดต่อลูกค้าของ sales

ตารางการติดต่อลูกค้าของ sales

เมื่อมากรอกในหน้าตารางการติดต่อลูกค้า ชื่อที่กรอกไว้ในตาราง Customer เวลาเราเลือกชื่อลูกค้าก็จะขึ้นมาเอง แล้วก็ใส่รายละเอียดในการติดต่อว่า เราคุยเรื่องอะไรได้สาระแบบไหน แต่ ถ้าลูกค้ารายนี้ ไม่ได้ติดต่อมาเป็นระยะเวลา 2 เดือน หรือว่าเคยติดต่อแล้วแต่จำรายละเอียดไม่ได้ ก็กดดูหน้า page 2 ก็จะมี Details ขึ้นมา

ตารางการติดต่อลูกค้าหน้าที่ 2

ตารางการติดต่อลูกค้าหน้าที่ 2

Microsoft Access  มีบทเรียนค่อนข้างเยอะมาก เอาเป็นว่าผมทำงาน Sales ผมตอบโจทย์อะไรบ้าง จะพยามยามทยอย update การตอบโจทย์ของการทำงาน sales ใน Microsoft access ให้ได้มากที่สุด

1. หารายชื่อลูกค้า แบบเร่งด่วน รวมถึงที่เราคุยอะไรกับลูกค้าไว้บ้าง
2. ส่ง Report การติดต่อลูกค้า , สรุปยอดขาย,กราฟทั่วไป ,กราฟเชิงลึก
3.ลูกค้าที่ Forecast ไว้ Prospect, ขายได้แล้ว
4. Export ออกมาเป็น Emails ไว้ส่งของขวัญวันปีใหม่ เช่น Print Label
5. อีกจิปาถะที่คิดได้

บทความนี้ เพื่อไม่ให้อ่านและสับสนมาก

1. สมมุติว่า KPI พนักงาน Sales ต้องติดต่อลูกค้าวันละ 20 รายต้องส่ง Report ตอนเย็นให้หัวหน้างาน ว่าได้ทำอะไรไปบ้างจำเป็นไหมต้องไปทำใน Excel อีกรอบ ไม่จำเป็นครับ

query_sales

query_sales

ไปทำงาน Query ไปเลือกตาราง ในหน้า “Views” TCustomer และ ตาราง Tcontact มา 2 ตาราง แล้วจับเลือกเลยว่าจะโชว์อะไร เช่น อันแรกชื่อลูกค้า ,คนที่ติดต่อ,รายละเอียดการติดต่อ
ผลลัพท์เมื่อแสดงผล

ผลลัพท์ของการติดต่อ

ผลลัพท์ของการติดต่อ

ถ้าส่งข้อมูลแบบนี้ไปยังหัวหน้างานคงจะโดนด่าแน่ ซึ่งส่วนใหญ่ จะต้องส่ง ในรูปแบบ microsoft excel ก็ต้องไปที่ External data

export เป็น excel files

export เป็น excel files

Export เป็น Excel แล้วก็ส่งงานให้หัวหน้าได้ แต่ ส่วนหนึ่งของการเก็บ Record ลูกค้า เมื่อเราได้เรียนรู้ว่า เราขายได้เพราะอะไร ตัวนี้จะเป็นการ Track ให้เราดูว่า เราพยายามแค่ไหนก็ ลูกค้า 1 รายในการปิดได้ เราควรจะมีคำพูดอะไร หรือลูกค้าชอบอะไร,

ไว้บทความต่อไปจะมานำเสนอใน Case Study ต่อไปว่าทำอย่างไรได้อีก

Anantachai Ittiworapong
Webmaster
ก็แค่ sales แล้วไง ?
www.idea2mobile.com

**********************************************************************************************************

พื้นที่โฆษณา

 

Comments

comments